Facilitair & na Schoolse Activiteiten Coordinator

De Facility Coördinator op de HSL is het aanspreekpunt voor het onderhoud van het gebouw, de terreinen en de inrichting en draagt zorg voor de bestellingen van de middelen en materialen.

Daarnaast voert de Facilities Coordinator diverse overige administratieve en projectmatige taken uit, ter ondersteuning van het MT en het bestuur.

Plaats in de organisatie
- Rapporteert aan de Directeur.
- Is een onderdeel van de administratie.
- Werkt samen met de Health Coördinator en de financiële afdeling.
- Stuurt maintenance team aan.
- Heeft interne contacten met alle personeelsleden, leerlingen
- Heeft externe contacten met ouders, aannemers/bouwbedrijven, architecten, klusbedrijven en leveranciers

De werkzaamheden worden verricht binnen een onderwijsinstelling voor primair Nederlands onderwijs in Singapore.

Werkterrein: Administratie

Functie-inhoud:
De Facility Coördinator bestuurt en beheerst de ondersteunende activiteiten. Hierdoor kan de Facility Coördinator op het strategische niveau haar doelstelling bereiken en kunnen de medewerkers op praktisch vlak hun werk optimaal uitvoeren.

Verantwoordelijkheden
- Verantwoordelijk voor dagelijks onderhoud van het gebouw/de gebouwen en de omliggende terreinen.
- Efficiënt inrichten van het gebouw
- Ondersteunen van de medewerkers zodat zij hun dagelijkse werkzaamheden zo optimaal mogelijk kunnen uitvoeren (core business)
- Verantwoordelijk voor het aanschaffen van middelen en materialen om in het onderhoud van het gebouw/de gebouwen te kunnen voorzien.
- Verantwoordelijk voor het aangaan en onderhouden van contacten met aannemers/bouwbedrijven, architecten, klusbedrijven en externe leveranciers.
- Verantwoordelijk voor het overzien en controleren van werkzaamheden door externe bedrijven/aannemers, hierbij deadlines en afgesproken kwaliteitsniveaus in het oog houdend
- Strategisch meedenken in de organisatie, voorstellen aandragen voor kostenbesparingen.
- Direct aansturen van de schoonmakers (inbesteed), indirect aansturen van de Beveiliging (uitbesteed)

Daarnaast voert de Facility Coördinator verschillende organisatorische en administratieve taken uit.

Contacten

De Facilities Coordinator onderhoudt contact met diverse groepen:

- Directie/management
- Overleg over terugkerende taken (wekelijks/maandelijks) en tot afstemming komen van organisatorische en procedurele aspecten van jaarlijks terugkerende onderdelen in de jaarplanning met name op het gebied van onderhoud en
- Overige werkzaamheden geïnitieerd door management team
- Contact met contracters
- Contact met collega’s
- Afstemming met
- Overige werkzaamheden geïnitieerd door management team
- Contact met derden omvat onder meer
- Health and safety act (Biz)

Documentatie

De Facilities Coordinator beheert *, *

Administratieve taken
- *

zelfstandig gedaan door de Facility Coördinator, waarna advies wordt afgegeven aan de Directeur. De Facility CoördiTen aanzien van eenmalige of nieuwe projecten: draagt zorg voor het opzetten en uitvoeren van projecten; is verantwoordelijk voor het begeleiden en bewaken van procedures en uitvoeringsactiviteiten
- Health and safety act (Biz)
- Diverse overige taken, zoals coördineren schoolfotograaf, Jaarboek

Kennis

HBO Facility Management of gelijkwaardig.

De Facility Coördinator beschikt over een goed strategisch vermogen, waardoor hij kan inzien hoe het facilitaire proces optimaal kan ingericht worden om het primaire proces (de kernactiviteit van het bedrijf) te ondersteunen. Daarnaast is de Facility Coördinator communicatief sterk en goed administratief onderlegd. Hij/zij denkt mee en komt zelf met voorstellen om de facilitaire organisatie te verbeteren, hij/zij beschikt over analyserend en adviserend vermogen. Daarnaast zijn de volgende kerncompetenties belangrijk: ondernemend, flexibel, kwaliteitsbesef, collegialiteit, verantwoordelijkheidsbesef, motiverend, relativerend en beschikt over goede onderhandelingsvaardigheden. Kennis van de tropen en materialen is een pre.

Vaardigheden en eigenschappen

De Facility Coördinator beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels.
- Oplossingsgericht
- Taakgericht
- Praktisch
- Oplossingsgericht
- Professionele houding en uitstraling hebben
- Positief
- Flexibel

De Facility Coördinator handelt zelfstandig correspondentie af, vraagt offertes op en beoordeelt deze, communiceert zelfstandig met contractors, eventueel in overleg met de directeur. Het opzetten van aanbestedingen bij grotere/complexere Facility projecten wordt nator adviseert de Directeur en de Board m.b.t. vergelijkende offertes teneinde de meest competitieve prijs en product te kiezen. De Board e/o Directeur blijft eindverantwoordelijk.