Executive and School Examinations Assistant

DESCRIPTIF DE POSTE : ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET AUX EXAMENS AU SECONDAIRE (Collège et Lycée)

L’International French School de Singapour recherche un-e assistant-e de direction dynamique et organisé-e pour rejoindre notre établissement scolaire. Sous la supervision directe des proviseurs adjoints, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’école secondaire en assurant des tâches de soutien administratif et de coordination. Vous agirez comme point de contact principal auprès des interlocuteurs et parties prenantes internes et externes de l’IFS (professeurs, parents, personnels éducatifs, etc.). 

Ce poste exige des compétences solides en communication, en organisation, ainsi qu'une grande capacité d'adaptation dans un environnement en évolution.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision des Proviseurs adjoints, l’assistant-e se verra confier les missions suivantes :

1- Missions principales et transversales : 

• Assurer la gestion administrative quotidienne : traitement des courriers et des emails, suivi des dossiers et gestion des documents confidentiels.
  

• Assister les proviseurs adjoints dans la préparation et le suivi des réunions (convocations, préparation des documents, prise de notes et rédaction de comptes rendus).
  

• Gérer les planning, le calendrier de l’école secondaire et organiser des rendez-vous 
  

• Coordonner les échanges avec les différents services de l’établissement, les familles, les élèves et les partenaires extérieurs.
  

• Suivre les dossiers administratifs des élèves et du personnel en conformité avec les politiques de l’établissement. Une part importante est consacrée au dispositif d’immersion en langue française “French Passerelle”.
  

• Participer à la gestion et à la mise à jour des bases de données, des archives et des outils numériques de suivi.
  

• Appuyer l’organisation des événements scolaires et des réunions d’information.
  

2- Missions relatives aux examens : DNB et IGCSE

• Assurer la communication aux familles
  

• Réaliser les inscriptions des élèves sur la plateforme dédiée (Cyclades)
  

• Élaborer les plannings surveillance et la répartition des élèves
  

• veiller à la bonne organisation pratique des épreuves
  

• Organiser la remise des diplômes et attestations
  

3- Missions relatives à l’orientation : 

• Effectuer le suivi du dispositif d’échanges scolaires ADN-AEFE entre les lycées du réseau AEFE
  

• Être le-la référent-e des programmes d’échanges individuels « ADN-AEFE » des élèves en 2nde
  

• Être le-la référent-e des programmes virtuels des classes de 3e « ADN Demain Durable »
  

• En collaboration avec l’ensemble de l’équipe orientation  effectuer le suivi administratif des stages des élèves de seconde et maintenir un vivier d’entreprises partenaires
  

• Gestion des conventions de stage
  

• Démarche des entreprises partenaires et suivi de la base de données 
  

• Organisation de la soutenance orale 
  

• Effectuer la saisie et le suivi administratif des demandes d’affectations des élèves retournant en France (AFFELNET) :
  

• Renseigner les familles sur les modalités et les calendriers de l’académie dont ils demandent la réintégration en France
  

• Saisir les dossiers sur les plateformes administratives
  

• Fournir les documents académiques adéquats aux familles
  

• Gérer la lettre d’information d’orientation et mettre à jour le site Internet de l’orientation en fonction de l’actualité en collaboration avec les PRIO
  

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

• Diplôme de niveau BAC+2, de Licence ou de Master en gestion, administration, ou secrétariat
  

• Expérience significative en assistance de direction
  

• au moins 3 ans en tant qu’assistant administratif, secrétaire ou assistant-e de direction,
  

• dans des environnements de travail exigeants
  

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais, afin de faciliter les communications avec les partenaires francophones et anglophones, les familles et collègues
  

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) 
  

• Sens aigu de l’organisation et grande rigueur dans la gestion des priorités
  

• Discrétion, confidentialité et capacité à gérer des informations sensibles
  

• Aptitude à travailler de manière autonome et à faire preuve de proactivité tout en étant capable de collaborer étroitement avec les équipes pédagogiques et administratives
  

• Une expérience préalable en milieu scolaire serait idéale.
  

• Une maîtrise des outils EDT-PRONOTE et EDUKA serait un atout supplémentaire.
  

RELATIONS DE TRAVAIL

• Proviseurs adjoints
  

• Professeurs
  

• Vie scolaire
  

• Parents et élèves 
  

• Services des fonctions supports
  

• Partenaires extérieurs
  

• AEFE / AGORA
  

REPORTING

Proviseurs adjoints du Secondaire

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste à temps plein de 42 heures/semaine
  

• Rémunération basée sur l'expérience et la grille de salaire de l’IFS
  

• 8 semaines de congés annuels durant les vacances scolaires
  

JOBS DESCRIPTION: EXECUTIVE AND SCHOOL EXAMINATION ASSISTANT

Main responsibilities:

• Act as key point of contact for internal and external stakeholders of IFS Secondary school
  

• Assist the Secondary school’s Principals in the management and administrative organization of the Secondary school. 
  

1. Support the daily operations of the school:
   

• Coordinate and manage the secondary school’s calendar, schedule appointments, meetings, and conferences.
  

• Work transversally with the various departments of the school to ensure smooth daily school operations
  

• Ensure the continuity of the service, the articulation of the various projects and actions within the secondary school.
  

• Support with research, data collection, and analysis for decision-making.
  

• Draft, review, and send communications, such as reports and memos.
  

• Organize and prepare for meetings, including booking rooms, preparing agendas, and taking minutes.
  

• Help to organize teacher’s replacements, schedules and recruitment.
  

• Handle sensitive information with confidentiality and professionalism.
  

• Act as a trusted advisor and maintain the confidence in personal or strategic matters.
  

2. Act as a coordinator to:
   

• Organize the various pedagogical councils
  

• Help to implement the different school trips and students exchanges
  

• Follow-up on students internships and orientation services
  

• Organize parents- teachers meetings
  

• Implement school contests and fairs
  

3. Contribute to the quality of the Internal/external communication by:-
   

• Writing the secondary school gazette
  

• Writing the guidance newsletter
  

• Updating the IFS website
  

• Managing the secondary school shared drive, documents archives
  

      4. Support the Examination Process of the school by:

• Liaising with families and third parties to organize certifications and diploma remittance. 
  

• Managing the organization of the end of year awards ceremonies and events
  

• Organization: Excellent ability to manage multiple tasks and prioritize effectively, be proactive.
  

• Communication: Strong written and verbal communication skills to interact with executives and stakeholders.
  

• Fluency in French and English.
  

• Problem-solving: Ability to anticipate needs and solve problems independently 
  

• Time Management: Efficient in managing tight schedules and meeting deadlines
  

• Tech-savviness: Proficiency in office software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace) and familiarity with project management tools. Ability to use new IT tools for daily use (EDT and Pronote Index Education). 
  

• Discretion and Integrity