Executive assistant

ASSISTANT(E) DE DIRECTION - Maternelle

MISSION

L'assistant(e) de direction assure le suivi des tâches relatives à l'administration de l'école maternelle en apportant un soutien permanent au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

RESPONSABILITÉS

• Organiser les rendez-vous et le planning du directeur de l'école maternelle
  

• Préparer et organiser les réunions (réservation des salles et commandes Chartwell's)
  

• Assurer la prise de notes dans certaines réunions en accompagnement du directeur et réaliser certains comptes rendus
  

• Filtre les appels et assure l'accueil physique
  

• Accueil des nouveaux personnels sur une vision générale de la maternelle (visite de l'école, rappel de l'emploi du temps)
  

• Rédiger les courriers et assurer la transmission de l'information aux parents,
  

• Assurer une supervision générale des entrées et sorties des enfants le matin et le soir
  

• Actualiser les informations administratives et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
  

• Assurer la gestion administrative des arrivées et départs d'élèves (mise à jour des listes de classes et des dossiers scolaires des élèves)
  

• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons administrative
  

• Assurer l'interface au quotidien avec les services supports (transport, maintenance, restauration scolaire etc.)
  

• Gérer le matériel de l'école maternelle (fournitures ASEM, emprunts, photocopieurs…)
  

• Suivi des budgets et préparation du parapheur
  

• Assurer le suivi des absences du personnel et gérer leur remplacement
  

• Coordonner l'activité des ASEM ayant des responsabilités administratives (établissement de leur emploi du temps, répartition du travail, assignation de tâches)
  

• Contribuer à la circulation de l'information et aux échanges avec tout le personnel du cycle 1
  

• Assurer le suivi des procédures et leur mise à jour notamment liées au PDPA
  

• Tâches complémentaires liées à des situations exceptionnelles
  

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

• Bac 2 ou équivalent, ou minimum 5 ans d'expérience sur un poste identique,
  

• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral,
  

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils de la suite google),
  

• Qualités relationnelles: sens de l'écoute, diplomatie, patience et capacité d'accueil
  

• Qualités d'organisation : anticipation, respect des délais et discernement
  

• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à hiérarchiser les urgences
  

• Réactivité, initiative et respect des procédures
  

• Respect de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
  

• Expérience dans l'encadrement des enfants de 2 à 6 ans est un plus.
  

• Maitrise de l'outil PRONOTE et EDUKA est un plus.
  

RELATIONS DE TRAVAIL

• Directeurs de l'Ecole Maternelle
  

• Professeurs
  

• Personnel de la maternelle
  

• Parents et élèves
  

• Services des fonctions supports
  

Conditions de travail :

• Poste à temps plein de 42 heures/semaine
  

• La rémunération basée sur l'expérience et la grille de salaire de l'IFS
  

• 8 semaines de congés annuels durant les vacances scolaires
  

• Assurance santé
  

Responsable hiérarchique :

• Directeur de l'Ecole Maternelle
  

—

MISSION

The Assistant Director is responsible for the administration of the kindergarten providing ongoing support to the Director in terms of organization, management, communication, information, reception, filing and follow-up of files.

RESPONSIBILITIES

• Organize appointments and the schedule of kindergarden's director
  

• Prepare and organize meetings (room reservations and Chartwell's orders)
  

• Take notes at certain meetings with the director and produce some reports
  

• Filter calls and ensure, physical welcoming
  

• Welcome new staff with a general overview of the kindergarten (tour of the school, reminder of the timetable)
  

• Draft mails and ensure that information is passed on to parents,
  

• Ensure general supervision of children's arrival and departure in the morning and evening
  

• Update administrative and regulatory information. Archive and classify documents
  

• Ensure administrative management of children's arrivals and departures (update class lists and children's school files)
  

• Draw up orders for equipment, supplies and consumables, and check compliance of administrative deliveries.
  

• Ensure as day-to-day interface with support services (transport, maintenance, school catering, etc.). )
  

• Manage kindergarten equipment (ASEM supplies, loans, printers, etc.)
  

• Monitor budgets and prepare the parapheur
  

• Monitor staff absences and manage replacements
  

• Coordinate the activities of ASEMs with administrative responsibilities (timetabling, work distribution, task assignment)
  

• Contribute to the flow of information and exchanges with all Cycle 1 staff
  

• Monitor and update procedures, in particular those linked to the PDPA
  

• Additional tasks linked to exceptional situations
  

SKILLS, EXPERIENCE AND TRAINING REQUIRED

• 2 years' higher education or equivalent, or at least 5 years' experience in an identical position,
  
• Perfect command of French and English, both written and spoken,
  
• Good command of office automation tools (Word, Excel, PowerPoint, tools from the Google suite),
  
• Good interpersonal skills: listening skills, diplomacy, patience and ability to welcome
  
• Organizational skills : anticipation, respect for deadlines and discernment
  
• Ability to manage several activities simultaneously and prioritize emergencies
  
• Responsiveness, initiative and respect for procedures
  
• Respect for confidentiality, discretion and duty of reserve
  
• Experience in supervising children aged 2 to 6 is a plus.
  
• Proficiency in PRONOTE and EDUKA is a plus.
  

WORKING RELATIONS

Kindergarten directors

Teachers

Kindergarten staff

Parents and students

Support function departments

Working conditions:

• Full-time position of 42 hours/week
  
• Remuneration based on experience and IFS salary scale
  
• 8 weeks annual leave during school vacations
  
• Health insurance
  

Line manager:

• Kindergarten Director